Apesar do Kanban ser uma técnica simples, antigamente as indústrias possuíam diversos problemas que envolviam as suas equipes de produção. Portanto, esse sistema veio para resolver e solucionar todos esses problemas, fazendo com que as equipes cumprissem suas tarefas no prazo pré-determinado pelos gestores.

Assim, ele surge em uma época onde as operações eram feitas a partir das linhas de produção, com cada indivíduo tendo uma atividade específica dentro do processo.

Com a utilização das linhas de produção, os produtos eram fabricados em questões de horas e estocados em fábricas até que algum consumidor o comprasse. Com isso, não havia giro no estoque e as empresas tinham altos custos para manutenção das peças.

A partir disso, as fábricas perceberam que não fazia sentido produzir em um ritmo acelerado, visto que não havia compradores suficientes interessados.

Então, a Toyota, que sofria com esses problemas, cria duas metodologias para resolver todos os problemas relacionados aos seus processos e operação, o Just in time (JIT) e o Kanban.

kanban - imagem de post its em quadros operacionais

O que é Kanban?

O Kanban é um termo de origem japonesa que significa “cartão” ou “sinalização”. Ele é um sistema que tem o objetivo de indicar e acompanhar as práticas e a utilização dos principais recursos dentro de uma operação.

Assim, esse sistema é feito através de cartões (post-it, cartões eletrônicos, digitais, etc) que sinalizam e mostram como está o andamento dos fluxos produtivos da empresa, buscando aumentar e otimizar a produção e os processos de demandas dos colaboradores.

Além disso, com a utilização do Kanban as empresas conseguem ter maior controle em relação a sua produção.

Como já vimos, a Toyota mudou a sua metodologia de gestão e criou o Kanban e o Just In Time (falaremos mais sobre ele no decorrer do artigo) como forma de solucionar alguns problemas de produção, como a escassez de recursos, em meados de 1960.

Um fato interessante é que tal prática foi inspirada nos supermercados americanos, que quando vende uma determinada mercadoria, rapidamente acusa a sua venda e faz com que os funcionários prontamente coloquem outra unidade do produto na gôndola.

Tipos possíveis de Kanban

Há dois tipos de Kanban, o de produção e o de movimentação.

O de produção é o que nós já falamos ao longo deste artigo, ele é o mais comum e é muito utilizado pelas indústrias. Mas, além dele há o de movimentação, cujo é é utilizado com o objetivo de notificar e informar os setores de produção de uma indústria, alertando quando é necessário efetuar alguma ação ou esperar por uma ordem subsequente.

O que é Just In Time?

Como vimos, o just in time (na hora certa) surgiu na Toyota e se trata de um sistema que faz a administração da produção de uma empresa, determinando que nada deve ser produzido, transportado e/ou comprado antes da hora.

Quanto menos estoque, menos custos as empresas possuem para mantê-lo.

O sistema do JIT é muito utilizado nas indústrias e empresas, e por isso, ele pode ser aplicado em qualquer tipo de organização que queira reduzir estoques e custos decorrente dos processos produtivo.

Portanto, seu objetivo é que tudo que é produzido, deve ser transportado e comprado na hora exata.

Como ele funciona?

Com a utilização do Just in time, o produto ou matéria prima só chega ao local no momento exato em que for utilizado. Assim, evita-se a criação de estoques e custos relacionados à manutenção das peças e produtos parados.

acoplamento industrial

Implementando o Kanban em minha empresa ou indústria

Como esse processo de gestão produtiva é muito comum, sendo utilizado por diversas indústrias e fábricas ao redor do mundo, ele pode ser aplicado de diferentes formas.

O primeiro passo para sua implementação é ter o engajamento da sua equipe. Após isso, pense em um local estratégico para localização do painel (em caso de painéis físicos e não onlines).

Tente colocar o painel em um local onde todos os colaboradores possuem acesso e que seja de fácil visualização. Além disso, é interessante que ele seja de fácil entendimento e interativo.

Porém, caso o Kanban seja feito através de alguma plataforma online e digital é fundamental que todos os colaboradores tenham acesso à ele e sejam treinados a utilizá-lo com perfeição.

As plataformas digitais permitem que você faça alterações e acompanhe em tempo real o andamento das atividades e demandas dos projetos. Assim, quando uma atividade é finalizada, você tem a atualização em tempo real, sendo mais dinâmico e ágil.

Outra vantagem das plataformas online é que com elas, você evita possíveis desperdícios relacionados ao tempo e recursos, como:

  • Perda de cartões (post its);
  • Lentidão para atualização do quadro.

Assim, veja abaixo uma forma para a aplicação do Kanban em sua operação:

Pense em uma situação em que você precisa melhorar os processos dos seus funcionários. Portanto, para isso, é preciso organizar quais são as atividades de cada um (você pode organizar por dia, semana, etc) para entender o que já foi executado, o que está sendo executado e o que ainda não foi feito.

Assim, isso é feito para que você entenda e melhore os seus fluxos de processos.

Mas, como aplicá-lo?

O Kanban pode ser feito a partir de um quadro simples, com os nomes das pessoas ou as atividades que necessitam ser executadas. Assim, você coloca através de post-its o estágio em que cada tarefa se encontra (a efetuar, em andamento, entregue).

A partir disso os gestores e colaboradores conseguem analisar de forma mais eficiente todo o fluxo das atividades, sendo possível focar em tarefas que não foram efetuadas ou nas que são julgadas mais importantes para a companhia.

Portanto, na medida que as tarefas vão sendo executadas, as pessoas colocam o status de “entregue” no espaço correspondente do quadro.

Fácil, não é mesmo?

Lembre-se que o exemplo citado acima foi simples e prático para que você possa entender melhor como funciona todo esse processo. Porém, hoje em dia há diversas plataformas online que fazem todo o Kanban da sua empresa, podendo ser mais prático a sua utilização, caso sua empresa tenha muitos processos e muitos funcionários.

Porém, há alguns pontos que merecem atenção durante o desenvolvimento do Kanban, veja abaixo:

  • Limite o número de atividades por colaborador (o intuito é evitar a sobrecarga dos funcionários);
  • Atribua metas e objetivos para a aplicação deste sistema em sua empresa.

Como posso melhorar os meus resultados produtivos com a utilização deste sistema?

O Kanban melhora os resultados de uma indústria pois busca otimizar a comunicação entre os colaboradores, evitando que os mesmos tenham tempos ociosos e re-trabalhos (refazer atividades que já foram executadas por outras pessoas) e ajudar a entender quais peças necessitam de reposição imediata.

Portanto, no caso que citamos sobre a Toyota, a aplicação deste processo facilitou (e muito!) o trabalho das equipes de montagem e desmontagem.

E hoje em dia não é diferente! Com o avanço das tecnologias, surgiram diversas plataformas online que fazem a gestão de todo o Kanban da sua empresa de forma automática e em tempo real, deixando tudo mais automatizado e agilizado.

Uma das plataformas que oferecem esse serviço é a “meuscrum”, mas há várias outras no mercado. Portanto, antes de contratar alguma plataforma que faça essa gestão online, pesquise e analise qual plataforma possui capacidade para te atender com qualidade.

Além disso, esse sistema pode ser feito a partir de aplicativos genéricos de planilhas, em que possa editar linhas e colunas em cores. O importante é que todos os colaboradores tenham acesso aos sistemas, podendo fazer modificações em tempo real.

Quais vantagens o Kanban pode proporcionar?

Ele propicia uma melhor organização e limitação das quantidades de tarefas que necessitam ser realizadas. Assim, a equipe consegue priorizar e dar maior atenção para atividades que são consideradas mais importantes dentro de uma operação.

Além disso, esse sistema facilita a circulação de informações, gerando ambientes mais colaborativos e funcionais em sua empresa.

Porém, um dos principais objetivos para a utilização do Kanban em uma indústria é facilitar a identificação de problemas que estão relacionados a falhas e atrasos na operação.

Portanto, essa ferramenta busca melhorar os processos da sua empresa através de soluções mais eficientes.

Alguns outros benefícios, são:

  • Limita a quantidade de estoque máximo;
  • Colaboradores com menos tempo ocioso;
  • Evitar custos e gastos desnecessários ao longo dos processos;
  • Menos burocracia para realização de novos processos.

Ressaltamos que o Kanban só é eficiente quando você tem menos post-its ou placas nas colunas “a fazer” e “fazendo” do que na coluna de “concluído” ou “entregue”.

O Kanban é efetivo fora do ambiente industrial?

Como falamos no decorrer deste texto, o Kanban é amplamente utilizado pelas indústrias, fábricas e também, por empresas.

O sistema é altamente efetivo fora do ambiente industrial, portanto, empresas de:

  • Tecnologia;
  • Energia;
  • Prestação de serviços;
  • Dentre outras.

Utilizam esse sistema como forma de evitar que seus funcionários tenham tempo ocioso ao longo de toda a sua jornada de trabalho. Além, também, de garantir com que todas as atividades sejam concretizadas no tempo previamente estipulado.

A utilização é a mesma, murais, quadros, post-its ou sistemas online para a análise dos processos.

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Conclusão

Vimos ao longo desse artigo a importância do Kanban para as empresas em geral e, principalmente, para as indústrias. Além disso, mesmo que esse sistema seja utilizado desde meados de 1960, ele continua sendo importante para todo processo de produção, fazendo com que as demandas dos funcionários sejam realizadas de acordo com a necessidade operacional.

Em todos esses anos a prática foi se atualizando, ganhando aplicativos e programas especializados na gestão de todo o processo.

Portanto, o Kanban é uma prática simples e muito eficiente, que traz resultados reais para as empresas e otimiza os resultados dos seus equipamentos e máquinas.

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